Ведение кассовой книги индивидуальным предпринимателем: правила заполнения, ведения и использования

Кассовая книга – документ, в который вносятся данные о проведённых приходных или расходных операциях с наличностью. Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут вести только один экземпляр книги. Сразу же после выдачи денежных средств или поступления в кассу, вносится соответствующая запись в книгу. По итогам дня кассир обязан подвести итог: посчитать количество операций и сумму по приходу и расходу. Отсюда следует, что записи следует осуществлять ежедневно. Заполняет книгу кассир, а контроль правильности ведения и достоверности внесения данных осуществляет бухгалтер (главный бухгалтер).

Ведение кассовой книги индивидуальным предпринимателем вменяется не всем предпринимателям. Но есть ряд условий, при которых ведение такого документа устанавливается законодательно:

-ИП осуществляет приём финансовых средств от клиентов-покупателей, а расходует их не на предпринимательскую деятельность, а на собственные цели;

-с партнёрами и клиентами ИП рассчитывается с помощью безналичного расчёта, то есть осуществляет безналичный приход средств, а расходы осуществляются им в наличной форме;

-если предприниматель имеет счёт в банковском учреждении именно связанный с предпринимательством, но вносит и снимает с этого счёта и личные сбережения.

Таким образом, когда невозможно в точности установить сумму прихода или расхода средств, участвующих в коммерческой деятельности, становится актуальна книга. Практически все современные предприниматели открывают счета в банке, хотя это и не вменяется им в обязанности. А, значит, и обязаны вести кассовую книгу практически все бизнесмены.

Ведение кассовой книги индивидуальным предпринимателем осуществляется в порядке, установленном законодательно. Титульный лист книги обязательно содержит наименование ИП и его реквизиты: ИНН номер свидетельства выданного при регистрации ОКПО и так далее. Листы книги представляют собой таблицу, столбцы которой содержат данные о наличных средствах оприходованных и выданных в течение рабочего дня. Страницы обязательно надо прошнуровать и пронумеровать, а на последней сделать запись о том, сколько страниц содержит книга с датой и подписью уполномоченного сотрудника.

Ведение кассовой книги индивидуальным предпринимателем необходимо для того, чтобы анализировать результаты хозяйствования в разрезе движения финансовых ресурсов, определить дальнейшую тактику в расходовании средств и составлять план на будущий период.

Такой вид отчётности может заполняться кассиром, а если ИП работает один – самим предпринимателем. Книга заполняется в течение календарного года, а затем хранится у предпринимателя. Если по истечении этого периода остались незаполненные листы, их надо закрыть, то есть поставить прочерки.

Предприниматели должны помнить, что существует установленный лимит остатка в кассе наличности. Этот показатель отражается в кассовой книге в виде остатка наутро. Каждый ИП устанавливает лимит в начале своего хозяйствования. Рассчитать его просто: сумму средств, которые поступили в кассу ИП, делим на число дней в каком-либо промежутке времени, в течение которого у ИП были рабочие дни (не больше 92 дней). Это значение умножается на число дней, которое проходит между сдачей наличности в банковское учреждение (не больше 7). Если в течение этого периода предприниматель осуществлял деятельность, но не имел дохода и притока наличности соответственно, значение поступления средств заменяется суммой выдачи или расхода средств.

Органы государственного контроля могут в любой момент навестить предпринимателя и взять на проверку кассовую книгу. Неправильное или несвоевременное заполнение, отсутствие книги, превышение лимита остатка в кассе грозит штрафами. Книга изготавливается типографским способом, в ней уже пронумерованы листы и расчерчены таблицы, столбцы в них имеют нужные заголовки. Так как законодательно финансовые ресурсы предпринимателя не делятся условно на личные и хозяйственные, то все приходно-расходные операции производятся ИП или кассиром по чекам, а затем данные вносятся в книгу. То есть, даже если бизнесмен на личные нужды берёт из кассы деньги, сделать запись в кассовую книгу необходимо в любом случае.

Полезные статьи:

Как рассчитывается пенсия индивидуальным предпринимателям по достижении определённого возраста
Как происходит регистрация в ФСС индивидуального предпринимателя
Что надо знать индивидуальному предпринимателю, который использует УСН в 2015 году?