Оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем

Индивидуальный предприниматель, который нанимает работников, вне зависимости от их количества, должен в обязательном порядке соблюдать трудовой кодекс РФ и вести кадровые документы. Чаще всего проблемы возникают в работе с трудовыми книжками. Что делать, если работник только начал свой трудовой стаж, как сделать запись в книжке, как исправить ошибку, как поступить, как зарегистрировать увольнение, об этих и других вопросах пойдет речь в данной статье.

Оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем начинается после того, как принято решение о приеме работника на должность. По существующему законодательству оформить трудовые документы ИП должен в течение недели. Как показывает практика, при оформлении работника могут возникнуть непредвиденные ситуации. Случай первый – если у работника нет стажа, и, как следствие, трудовой книжки, случай второй - если работник не может предоставить свою трудовую книжку по причине ее утраты. И третий вариант – если у работника есть трудовая книжка с заполненными страницами. Рассмотрим каждый вариант отдельно.

Итак, если наемный работник впервые устраивается на работе и до этого момента нигде не работал. В этом случае индивидуальный предприниматель обязан завести трудовую книжку для своего нового работника и заполнить ее надлежащим образом без ошибок и исправлений. Первое, с чего стоит начать – титульный лист. Здесь все просто. В указанных полях надо вписать ФИО работника, специальность, дату рождения. Все данные списываются с паспорта работника. Кроме этих данных на титульном листе предусмотрена подпись владельца документа, а также подпись человека, ответственного за кадровую документацию. На развороте документа вносится запись о том, что владелец книжки принят на работу.

Вторая ситуация – если трудовая книжка работником была утеряна до поступления к ИП на работу. В этом случае должен быть создан дубликат книжки, путем восстановления поочередности записей трудового стажа. Работодатель может оказаться содействие в подобном вопросе, помогая своему работнику осуществить процедуру оформления дубликата.

Третий вариант – если работник приходит на работу с заполненной трудовой книжкой. В этом случае ИП остается только сделать запись на развороте листа.

Основные положения при заполнении трудовых книжек.

Оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем начинается с раздела «сведения о работе», где полностью записывается наименование организации или полностью инициалы предпринимателя. В графах один и два указывается дата и порядковый номер. Графа третья предназначена для заполнения должности, например, «принята на должность бухгалтера». В последней колонке пишется основание – номер приказа и дата его принятия, никаких сокращений в этой строке не предусматривается. В случае если работника принимается на должность с другой организации посредством перевода, то так и указывается.

Хранение «трудовой» документации.

После того как оформление трудовой книжки индивидуальным предпринимателем будем закончено, документ необходимо зарегистрировать в журнале учета трудовых книжек. Если данного журнала у предпринимателя не будет, то при проверке на должностное лицо может быть наложен штраф в размере одной тысячи рублей до пяти тысяч.  

По правилам трудовые книжки должны хранить в специально отведенном для них сейфе и выдаваться только в случае необходимости. Если у предпринимателя нет подобного оборудования, то можно хранить подобные документы в шкафу на замке. Ответственный за хранение трудовых книжек является индивидуальный предприниматель или же установленное соответствующими распорядительными документами иное лицо.

Увольнение сотрудника.

При увольнении наемного работника в трудовой книжке делается соответствующая запись. В графе первой и второй  указывается дата и, как и при приеме на работу, порядковый номер. В графе номер «три» делается запись, непосредственно об увольнении, затем указывается пункт, а также наименование статьи действующего Трудового кодекса. В четвертой колонке указывается номер и дата подписанного предпринимателем приказа.

Правильное и безошибочное оформление кадровой документации, в частности, трудовой книжки, в соответствии с нормами законодательства поможет избежать в будущем проблем при любой проверке.

Полезные статьи:

Является ли индивидуальный предприниматель организацией со всеми вытекающими
Финансовая помощь индивидуальным предпринимателям банками
Несовершеннолетний индивидуальный предприниматель или бизнес с детства