Как подписывается индивидуальный предприниматель на документах?

Еще пару месяцев назад вы были просто обычным человеком, который мечтал вести свое дело. И вот ваша мечта стала реальностью. Теперь вам часто нужно будет подписывать трудовые договора, счета-фактуры и много других важных документов. В этом случае само собой возникает вопрос: как подписывается индивидуальный предприниматель?

Личная подпись ИП

На всех договорах, счетах-фпктурах, налоговых декларациях, а также в трудовых книжках индивидуальный предприниматель должен ставить свою личную подпись.

Согласно письму ФНС РФ от 09 июля 2009 года в случае, когда ИП выставляет счет-фактуру, он должен лично подписать его, а также указать в этом документе все реквизиты со своего свидетельства о регистрации предприятия. Из этого следует, что индивидуальный предприниматель не вправе передать право подписи счетов-фактур доверенному лицу.

Лично подписывать индивидуальный предприниматель должен кадровую документацию, включая трудовую книжку, если в его штате не предусмотрена должность кадрового сотрудника.

Факсимильная подпись

Но как подписывается индивидуальный предприниматель, если на его предприятии большой объем документооборота? В таком случае ИП может использовать факсимильную подпись. Данный вид подписи практически ничем не отличается от личной подписи руководителя предприятия.

Однако не все документы разрешается подписывать, используя факсимильную подпись. В первую очередь это касается документов налогового и бухгалтерского учета. Почему? В налоговом законодательстве просто не предусмотрен порядок использования факсимильной подписи. Кроме того, в законодательственных актах и положениях о бухгалтерском учете говориться, что первичные документы могут быть приняты к учету, если содержат все необходимые реквизиты, включая личную подпись.

Факсимильную подпись нельзя ставить также на платежных документах, доверенностях и любых других документах, которые влекут за собой финансовые последствия. Кроме того, в одном из судебных решений было сказано, что факсимиле не может использоваться вместо личной подписи на актах о приеме работ, ведь они также имеют финансовые последствия.

Использования факсимильной подписи не предусмотрено и в Налоговом кодексе. В частности индивидуальный предприниматель не имеет права использовать факсимиле во время оформления документов на регистрацию или ликвидацию предприятия.

Ссылаясь на ст. 169 НК РФ, налоговые органы считают, что налогоплательщики не имеют права ставить на счетах-фактурах факсимильную подпись. В противном случае налоговая инспекция признает такой документ недействительным и составленным с нарушением установленного порядка.

Электронная подпись ИП

С появлением компьютеров и интернета все чаще индивидуальные предприниматели предпочитают вести и хранить документацию в электронном виде. Но здесь само собой напрашивается вопрос: "А как подписывается индивидуальный предприниматель на таких документах?" Для таких случаев предусмотрена электронная подпись.

С помощью такой подписи ИП обычно согласовывают электронные варианты договоров не только между отделами своего предприятия, но также между разными организациями. Использование такой подписи на электронных документах позволяет защитить их от различных несогласованных изменений. Если все же одна из сторон желает внести те или иные изменения, она должна согласовать документы с использованием своей электронной подписи.

Довольно часто, прежде чем подписать договор его согласовывают с юристами, бухгалтерами, а также другими подразделениями. Именно использование электронной подписи позволяет осуществить такое согласование, а также визирование в электронном виде.

Цифровая подпись ничем не отличается от личной подписи человека. Но если документ подписан с помощью цифровой подписи, возникает необходимость проверять подлинность такого документа. Для этого предприятие отправляет такой документ к нотариусу, который подтверждает дееспособность человека, электронная подпись которого стоит на документе. Стоит отметить, что организация имеет право создать собственный Удостоверяющий цент, но в таком случае документы, подписанные с помощью цифровой подписи, иметь юридической силы за пределами организации не будут.

Полезные статьи:

Клуб индивидуальных предпринимателей: обмен опытом и новые знания
ОКФС индивидуального предпринимателя как один из кодов классификатора
Банки, дающие кредит индивидуальным предпринимателям на бизнес и потребительские цели