Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя

Правильная организация документооборота индивидуальным предпринимателем позволяет правильно построить правоотношения со своими работниками и миновать многих правовых коллизий, которые могут возникнуть с работником. Многие из этих документов понадобится предпринимателю вовремя налоговой инспекции, так как они являются первичными документами бухгалтерского учета. Какие же документы должен завести и учитывать индивидуальный предприниматель? В этой статье будет сделан краткий обзор всех необходимых документов.

Еще совсем недавно кадровый документооборот индивидуального предпринимателя мог вестись в упрощённом виде, сегодня же трудовое законодательство требует от предпринимателей составлять все те же документы, что и юридические лица (издавать нормативные акты локального характера, заводить трудовые книжки и так далее).

С одной стороны введение новых правил потребовало от предпринимателей больше времени и внимания уделять документообороту, а с другой стороны наличие этих документов упростило решение трудовых споров. А так же он получил возможность грамотно выстроить отношения с работниками и с проверяющими инстанциями, которые могут заинтересовать подобными документами.

 

Перечень документов

Определить документооборот индивидуального предпринимателя, необходимый при осуществлении предпринимательской деятельности, достаточно сложно. Это связано с тем, что в каждой сфере деятельности требуются наличие своих документов. Но можно определить перечень обязательных.

 

Следующие документы обязательно должны быть у индивидуального предпринимателя:

- правила регулирующие трудовой распорядок;

- коллективный или индивидуальные договора с работниками;

- штатно-должностное расписание;

- должны быть изданы приказы связанные с основной деятельностью и приказы связанные с личным составом;

- необходимо завести на каждого работника личную карточку, по установленному образцу;

- должен быть составлен график отпусков;

- рабочее время учитывается в табеле учета рабочего времени;

- трудовая книжка каждого из работников, проработавшего больше 5 дней;

- положение регулирующее защиту и обработку данных работников;

- должны быть составлены инструкции по охране труда, в соответствии с той деятельностью, которую осуществляет индивидуальный предприниматель;

- книгу в которой ведется учет движения трудовых книжек;

- инструктаж по мера безопасности труда заносится в специальный журнал;

- так же заводятся журнал в котором регистрируются приказы регистрации приказов и журнал выданных справок.

 

Некоторые из кадровых документов могут стать обязательными для учета индивидуальным предпринимателем:

- должностные инструкции работников (если заключен коллективный договор или в индивидуальном трудовом договоре не прописаны должностные обязанности, а есть ссылка на них);

- если есть материально ответственные работники то потребуется договор о материальной ответственности работников;

- график рабочих смен (Если работа предполагает наличие смен);

- в случае когда есть должности с ненормированным рабочим днем, необходимо иметь их перечень

- положение о премировании (если трудовым договором предусмотрены премии работникам);

- положение регулирующее коммерческую тайну (если прописано в трудовом договоре).

 

Так же надо отметить, что индивидуальный предприниматель должен раз в 3 года проходит обязательное обучение по охране безопасности труда, по результатам этого обучения ему выдается сертификат.

Такой обширный перечень документов с одной стороны усложнил документооборот индивидуального предпринимателя, у которого в штате как правило два три работника. Но с другой стороны это обеспечивает соблюдение как его прав так и прав работников. Кроме того подобный пакет документов делает его прозрачным перед проверяющими органами, что так же позволит избежать лишних вопросов.

 

 

Полезные статьи:

Открытие расчетного счета для ИП
Зачем нужна печать для индивидуального предпринимателя (ИП)
Ответственность ИП